REPARACIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE.
Los insumos que requiere el sistema de contabilidad integral para poder operar son dos:
El catalogo de cuentas
Las
pólizas, en ellas se incluyen los asientos contables con que se afectan
dichas cuentas. Primeramente debemos de hacer un recordatorio acerca de
la definición de cuenta, la cual se puede conceptualizar de la
siguiente manera:
CUENTA.- Documento contabilizador en el
cual se registran todos los aumentos y disminuciones que sufren los
diferentes grupos de activo, pasivo y capital de una empresa,
movimientos que representan la historia financiera de la misma.
No DE CUENTA.-
Se define como una clave para identificar una cuenta, esta clave es
única y puede estar compuesta por números, letras o combinaciones de
ambos. COI no acepta claves repetidas.
NIVELES DE CUENTA.-
El número de los caracteres que puedes utilizar para definir tu
catálogo, depende también de la organización de los niveles de cuenta de
la contabilidad de turno, ya que podrás disponer de hasta cinco niveles
de cuenta para la definición de tu catálogo. El primer nivel se le
denomina mayor, el segundo subcuenta, el tercer sub-subcuenta y auxiliar
el ultimo nivel siempre se llamará de auxiliares aunque no existan
niveles entre este y el nivel de mayor, puede existir una configuración
que este compuesta solo de nivel mayor y auxiliar dicho de otra manera
el párrafo anterior tenemos lo siguiente
El 1ro. Nivel se denomina mayor
El 2do. Nivel se denomina subcuenta.
El 3er. Nivel se denomina sub-subcuenta.
El 4º. Nivel se denomina Auxiliar.
Ejemplo 1:
1er. Nivel 1120-000-00 Bancos Mayor.
2do. Nivel 1120-001-00 BBV Subcuenta.
3er. Nivel 1120-001-01 0781564-9 Auxiliar.
Ejercicio:
1er. Nivel 1170-000-0-0-0 Deudores ____________
2do. Nivel 1170-001-0-0-0 Monterrey ____________
3er. Nivel 1170-001-1-0-0 Sucursal 1 ____________
4º . Nivel 1170-001-1-1-0 Fundición ____________
5º. Nivel 1170-001-1-1-1 Sr. Deberón. ____________
Si
decides utilizar cuatro niveles de cuenta o menos, podrás utilizar
hasta once caracteres para definir los números de cuenta y con guiones
serán máximo 14. Si la contabilidad requiere de cinco niveles entonces
deberás tener en cuenta que COI solo te admite 10 caracteres para al
definición de dicho número y con guiones serán máximo 14.
Ejemplos:
Catálogo de cuentas de 3 niveles.
1er. Nivel 1120-000-00 Bancos Mayor.
2do. Nivel 1120-001-00 BBV Subcuenta.
3er. Nivel 1120-001-01 0781564-9 Auxiliar.
Catálogo de cuentas de cinco niveles.
1er. Nivel 1170-000-0-0-0 Deudores Mayor.
2do. Nivel 1170-001-0-0-0 Monterrey Subcuenta
3re. Nivel 1170-001-1-0-0 Sucursal 1 Sub-subcuenta
4to. Nivel 1170-001-1-1-0 Fundición Sub-sub-subcuenta.
5to. Nivel 1170-001-1-1-1 Sr. Deberón Auxiliar.
Generalmente
los números de cuenta se especifican con guiones para dividir los
niveles de cuentas, aunque en algunos casos se incrementa el número de
caracteres a teclear, los guiones dan mayor claridad y facilidad de
lectura para el manejo de las pólizas. Cuando estés operando el sistema,
deberás escribir los guiones para referirte a una cuenta en particular;
de otra manera, el sistema no podrá reconocer el número de cuenta a que
haces referencia. Una ventaja adicional cuando se utilizan guiones es
que se elimina la necesidad de teclear los ceros a la izquierda. Por
ejemplo: la cuenta 1120-003-001 se puede teclear como 1120-3-1 recuerda
finalmente que para que puedas utilizar guiones dentro de la definición
de tu catálogo de cuentas será necesario que habilites el parámetro de
“Captura de cuentas con guión” durante la instalación automática y/o
manual.
Después de determinar la configuración de tu catálogo de
cuentas deberás indicar para cada una de ellas si se trata de una
cuenta acumulativa o de detalle.
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