CUENTAS COI

CUENTAS ACUMULATIVAS.

Las cuentas definidas como acumulativas no se ven afectadas directamente por los movimientos de las pólizas, sino que son afectadas por las cuentas de detalle de un nivel jerárquico inferior. Es decir, estas cuentas se actualizarán automáticamente con los movimientos que se efectúen en las cuentas que dependen de ellas, generalmente las cuentas de mayor se definen como acumulativas, paro si dentro de tu catálogo de cuentas existe una cuenta de mayor que no tiene subcuentas que dependan de ella, entonces deberás definirla como una cuenta de detalle para que pueda recibir cargos y abonos directos de las pólizas.

No será posible que definas una cuenta como detalle, si la cuenta de nivel jerárquico inferior ha sido definida como acumulativa.

CUENTAS DE DETALLE.

Las cuentas definidas como de detalle son aquellas que pueden ser afectadas a través de pólizas, las cuentas de cualquier nivel pueden definirse como cuentas de detalle, incluso algunas cuentas de mayor cuando estás no tienen subcuentas asignadas que las afecten, en ese caso sino son definidas como de detalle, no podrán efectuarse.

Ejemplo 1:

1120-000-00 Bancos Acumulativa

1120-001-00 Capital, S.A Acumulativa

1120-001-01 5623589-5 Detalle

Ejemplo 2:

1150-000 Clientes Acumulativa

1150-001 Crédito Detalle

Ejemplo 3:

2120-000-0-0-0 Acreedores Acumulativa

2120-001-0-0-0 Sureste Acumulativa

2120-001-1-0-0 Finca Sta. Rosa Acumulativa

2120-001-1-1-0 Café Acumulativa

2120-001-1-1-1 Exportación Detalle

Obviamente la estructura que guarde el catálogo de cuentas dependerá de las necesidades de cada empresa.

Para iniciar el proceso de trabajo de COI es necesario considerar que puedes lograr a través de dos métodos que a continuación se describen:

Método de saldo inicial.

Al momento de dar de alta una cuenta dentro del catálogo, existe un campo que te permite especificar el saldo inicial de la misma. Podrás capturar dicho saldo si dentro de los parámetros de configuración del sistema activaste el parámetro de “Captura de saldo inicial” si decides capturar el saldo inicial deberás hacerlo tanto para las cuentas de detalle como para las acumulativas. Una vez capturado el saldo inicial de todas las cunetas deberás verificar que el saldo de las cuentas acumulativas, sea, la suma de los saldos iniciales de las cuentas de detalle que dependen de ellas ya que el sistema no lo hace de manera automática, no olvides anteponer un signo negativo cuando captures saldos acreedores.
NOTA.- RECUERDA QUE EL TIEMPO DEBE SER TU ALIADO, NO PUEDES PERDERLO.

Método de póliza de apertura.

Una segunda opción, que es la más recomendable para el inicio de las operaciones, es emplear una póliza de apertura que permita asegurar que cumpla la partida doble y al mismo tiempo, tener un documento que ampare el movimiento.
Se decides optar por este segundo método será necesario que grabes tus archivos de trabajo y des de alta “Exclusivamente” la póliza de apertura, en el mes anterior a la fecha de arranque del sistema de esta manera, esta póliza reflejará la situación real de las cuentas: es decir, que los saldos iniciales del primer mes aparezcan como tales y no como movimientos dentro de los reportes del mes. Por ejemplo si el registro contable se inicia en Enero de 1997, la creación de la póliza deberá llevarse a cabo en Diciembre de 1996 y en ese mes registrar únicamente la póliza de apertura.
Preparación de las pólizas.- Dentro del sistema existen tres tipos de pólizas ya definidas, de ingresos, egresos y diario. Independientemente del tipo de póliza que se utilice, cada documento deberá tener los siguientes datos:

• Tipo de póliza.- Ingresos (IG), egresos (EG), y diario (DR).
• Número consecutivo de cada tipo de póliza
• Fecha de póliza.
• Concepto general de la póliza (máximo 120 caracteres divididos en dos renglones de 60 cada uno)
• Movimientos de la póliza.- Sin límite de póliza.
• Totales de la póliza debidamente cuadrados.